Elke adviseur heeft ideeën over hoe het binnen zijn organisatie anders of beter kan. Zo ziet de HR-adviseur lang van tevoren de moeilijkheden die er in de toekomst komen bij het werven van technisch personeel of jonge talenten. De IT adviseur ziet nieuwe systemen die het werk kunnen vergemakkelijken. Maar hoe krijg je je jouw plannen gerealiseerd?
Leestijd: 4:02 minuten
Machiel Willemsen
Stappen in het process
Als adviseur krijg je over het algemeen van je eigen manager of van opdrachtgevers uit de lijn veel van je klussen aangereikt. Hierdoor zit je agenda al aardig vol. Maar je ziet ook regelmatig structurele vraagstukken waar je graag aan zou willen werken. Het is de kunst hier tijd voor te maken en deze vragen op de agenda te krijgen Signaleren en goed beschrijven van problemen en proactief werken, versterken het beeld van jouw rol en senioriteit als adviseur. Hoe pak je dat aan?
Het begint met het nieuwe vraagstuk goed te onderzoeken. Van buitenaf: wat gebeurt er in andere organisaties rondom deze vragen? Hoe kijkt men er vanuit mijn vakgebied naar? En ook van binnenuit: wat is er bij ons al aan gedaan? Wie hebben er al aan gewerkt? etc. (zie vorige Blog). Daarnaast helpt het om je vakcollega’s en je manager te betrekken met hun specifieke expertise. Hiermee creëer je het eerste draagvlak voor erkennen van de vraag en de benodigde energie om met de vraag aan de slag te gaan. Je zorgt dat de vraag op de agenda komt. Daarna zoek je een opdrachtgever in de lijn op een goede (in-)formele positie. Iemand die het vraagstuk kent en jou ziet zitten als adviseur om er aan te werken. Dat is de koninklijke weg. Direct naar de lijn gaan kan ook.
Zo kan je met jouw expertise bijdragen aan de organisatie en je eigen opdrachten creëren. Ook interne adviseurs moeten zichzelf op de kaart zetten.
Zonder opdrachtgever heb je geen klus
Al te vaak worden er in de staf goede plannen gemaakt maar het lijkt alsof er niemand in de organisatie op zit te wachten. Adviseurs vertrekken vanuit hun eigen ideeën en vergeten de organisatie, lees de lijn, op een handige manier te betrekken . Voor elke klus heb je een opdrachtgever nodig. Dat kan iemand zijn vanuit jouw expertisegebied (HR, IT, FM etc.) of iemand uit de lijn. Zo’n opdrachtgever heb je ook te managen. Je moet hem of haar zo sturen dat jij een goede opdracht kan uitvoeren. Een goede opdrachtgever is cruciaal voor elke adviesklus. Idealiter voldoet hij aan de volgende criteria:
- Ervaart lasten en lusten van het probleem
- Wil een oplossing
- Is betrokken en stopt er tijd in
- Kan, mag, wil beslissen
- Beschikt over mensen, motivatie, macht
- Delegeert bevoegdheden
- Heeft en zorgt voor draagvlak (naar Kor, Wijnen, 2000).
Werk parallel aan Probleem, Oplossing en Draagvlak
Speciale aandacht verdient vooral de tweede stap van het proces: het uitpluizen van het probleem, het onderzoeken van oplossingen en het werken aan draagvlak. In te veel adviesopdrachten wordt het accent gelegd op de oplossingen. ‘Het moet opgelost worden! Zo snel mogelijk want het kost geld en tijd en we moeten door.’ Vaak besteedt men weinig tijd aan het goed onderzoeken van het probleem waardoor er voor verkeerde oplossingen wordt gekozen. Het onderzoeken van het probleem is minstens zo belangrijk! Tijd hiervoor nemen, ook al is de druk hoog, is essentieel. Tegelijkertijd moet de adviseur ook zorgen voor draagvlak. Aan de ene kant is dat om nu met het probleem aan de slag te kunnen gaan, aan de andere kant voor het openhouden van meerdere oplossingsrichtingen en het steun krijgen voor deze oplossing(en). Dus in eerste instantie dat het probleem pijn doet en als probleem wordt ervaren. Ten tweede dat er een vraag/opdracht is die uit het probleem voortvloeit. Tenslotte dient er overeenstemming te komen over de oplossingsrichting(en). Hein Abeln (2014) noemt het raakvlak van de drie het plot: daar waar je zoveel mogelijk overlap tussen probleem, oplossing en draagvlak hebt. Dat is waar je naar streeft.
Hiermee heb je als adviseur enkele ingangen om te voorkomen dat je in je eentje aan het hobbyen bent; zo kun je het beeld dat er rondom jouw senioriteit bestaat in de organisatie verbeteren.
Literatuur
Blog Hein Abeln, site Twynstra, 2014
Projectmatig werken bij de Hand, R. Kor en G. Wijnen, 2000
Waardevolle blog! En heel bruikbaar om te zorgen dat de input van interne (staf) adviseurs daadwerkelijk aansluit op behoeften en vragen vanuit de lijn en de organisatie. Hoe eerder je met het draagvlak begint hoe flexibeler je je kan aanpassen op wat er op dat moment speelt. En hoe effectiever en efficiënter je inbreng kan worden benut! Win win!
Dank! Aansluiten is de sleutel tot succes. Een belangrijk spanningsveld van intern advies bestaat uit aansluiten – afstand bewaren. Aansluiten om relatie te maken en als sparrings-partner te worden gezien. Afstand om ‘open waar te nemen’ en te confronteren. Wat zijn nog meer spanningsvelden van Intern Adviseren? (ik voel alweer een mooie blog aankomen)