Spanningsvelden van de interne adviseur: door welke bril kijk je?

fotozwwit

 

Hoe kun je als interne adviseur betrokken onafhankelijk zijn? Onderdeel van de organisatie met collega’s en misschien zelfs vrienden om je heen. Terwijl je ook op afstand moet blijven, onafhankelijk en soms de confrontatie zoekend. Lerend van de implementatie van je advies en levend met het beeld dat men van jou, je manier van werken en je afdeling heeft.

Leestijd: 4. 56 minuten

Interne adviseurs hebben een aparte rol in organisaties. Ze zijn onderdeel en daarmee deel van het geheel. Maar interne klanten verwachten ook een onafhankelijke blik vanuit jouw specifieke expertise. Je moet als het ware buiten de organisatie staan. Verder wil een klant enerzijds bevestiging, “u ziet het goed”, anderzijds veiligheid, “kan ik je vertrouwen”, om zijn zorgen te kunnen delen zonder dat de rest van de organisatie dat direct weet. In deze rol ontstaan spanningsvelden waarbij je steeds moet bepalen waar je staat en hoe je kijkt naar de werkelijkheid. Buig je mee of ga je dwarsliggen

Operationeel: diepgaande organisatie kennis versus de neutrale onafhankelijke blik

Je weet veel van het primaire proces, weet hoe de hazen lopen en hoe de cultuur werkt. Je hebt ervaring met wat wel en niet werkt in jouw organisatie. Dat heeft veel voordelen maar ook een nadeel. Hoe blijf je onafhankelijk? Als je nieuw binnenkomt in een organisatie, vallen je zoveel zaken op. Die scherpe, frisse blik verdwijnt als je langer rondloopt. Echt goed waarnemen van wat er gebeurt zonder in vaste meningen en overtuigingen te vervallen is dan lastig. In de drukte van alledag de hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden en nieuwe interventies ontwerpen is een hele kunst. Zeker na een jaar of twee. Ik hoor adviseurs de stelling verkondigen dat 4 a 5 jaar de maximale verblijfsduur is in een organisatie om iets van een onafhankelijke blik te houden. Hoe houd jij je frisse blik als adviseur? Het is belangrijk om van tijd tot tijd je aandacht te richten op de praktijken buiten de organisatie. Door je vak bij te houden, door te praten met adviseurs van andere organisaties en van een afstand te kijken naar je eigen organisatie en de werkpatronen die daarin plaatsvinden. Juist door van buitenaf naar je eigen organisatie te kijken en met buitenstaanders te praten, houd je jouw blik fris.

Visie: aansluiten bij de organisatie visie versus een kritische houding

Als adviseur draag je vaak de visie en strategie uit van de organisatie. Welke richting volgen we (visie) en hoe gaan we deze bereiken (strategie). Vanuit jouw expertise vul je deze strategie in voor jouw deel. De visie operationaliseer je in b.v. een ICT of HR strategie met bijbehorende activiteiten. Om goed te kunnen functioneren en je lekker te voelen, zal je aansluiten bij de organisatievisie. Je hebt er deels invloed op en deels moet je deze gewoon ook volgen. Als je te weinig verbinding hebt met de visie, ontstaan er spanningen met collega’s of binnen jezelf en dan heb je een nieuwe positie te kiezen of te vertrekken. Als je te volgzaam bent als adviseur kunnen anderen jouw bijdrage missen.

In elke opleiding wordt het belang van vroeg aanhaken vanuit jouw expertise bij de strategievorming benadrukt. In de praktijk worden adviseurs lang niet altijd vroegtijdig betrokken. Hoe zorg je dat jouw kritische houding op de juiste momenten voor de juiste mensen zichtbaar wordt terwijl op andere momenten je steun voor de strategie heel duidelijk kenbaar is? Dat vraagt om een steeds weer een zorgvuldige afweging.

Hieronder staan de bovengenoemde spanningsvelden in een figuur weergegeven:

spannngsvelden operationeel visie

Relatie opdrachtgever: diepgaande relaties versus stevige confrontaties

Als (interne) adviseur staat of valt je advies met het vertrouwen dat de opdrachtgever in jou en jullie relatie heeft. Je begint meestal door gewoon samen aan de slag te gaan, af en toe hulp te verlenen door een brandje te blussen en ook mee te bouwen aan de strategie vanuit jouw expertise. Zo kom je zaken te weten die niet voor ieders oren bestemd zijn. Carrières en reputaties lopen gemakkelijk schade op, ook die van interne adviseurs…. Het is een oefening in discretie. Internen dienen helder en integer te zijn in wat zij met de informatie doen. Als je veel samenwerkt met je opdrachtgevers in het management of de directie kan je een duurzame, betrouwbare relatie opbouwen. Strategisch sparring- of business partner worden, heet dat in onze taal. Durf je ook je opgebouwde relatie als strategisch business partner op het spel te zetten door een confrontatie aan te gaan over jouw expertise m.b.t. de business? Durf je het dagelijks functioneren op een bepaald onderdeel van een kanttekening te voorzien? Relaties groeien door af en toe een stevige confrontatie, durf je dat aan? De kunst is om op je eigen manier een geliefde ‘luis in de pels’ te worden, en af en toe een steekje uit te delen. In gezonde organisaties of relaties wordt dat gewaardeerd. Dat vraagt wel om te blijven vernieuwen en te experimenteren met interventies om te blijven verrassen.

Relatie afdeling: loyaal aan de afdelingsagenda versus een onafhankelijke positie

Op je eerste werkdag bij een nieuwe organisatie heeft men al een beeld van jouw rol en functie. “O, ja, bij HR doen ze dat altijd zo…”of “Nee van de ICT-club moet je je niet teveel voorstellen”. Je komt vanuit een afdeling en hebt als adviseur een beleid te volgen en soms ook te bewaken. Je hebt soms wel een drie-dubbele rol: politie agent, sparringpartner en advocaat van de duivel. Je hebt daarmee verschillende agenda’s namens je afdeling/team, in de relatie met je opdrachtgever en ook vanuit je eigen expertise of mening. En voor je het weet identificeer je jezelf met bepaalde groepen in de organisatie: “de medewerkers zijn hier steeds het ondergeschoven kindje”… Of je identificeert je juist met het MT of de directie of je zet je af tegen een van deze groepen. Hoe zorg je ervoor dat je vanuit de verschillende groepen en hun belangen binnen een organisatie kunt blijven kijken en niet telkens dezelfde positie kiest? Hoe blijf je met verschillende brillen op kijken naar de vraagstukken die langskomen, zodat je je onafhankelijkheid bewaart.

Hieronder staan de bovengenoemde spanningsvelden in een figuur weergegeven:

 

spanningsvelden relatie

Onafhankelijk kijken, confrontaties aangaan, een kritische houding aannemen en je onafhankelijke positie bewaren zijn belangrijke (intellectuele) uitdagingen van de interne adviseur. Daarnaast is het onmisbaar om lef te ontwikkelen en stevig in je schoenen te staan. En een flinke portie zelfkennis is nooit weg….

Wat zijn jouw belangrijkste spanningsvelden als interne adviseur?

En vul de poll in over deze spanningsvelden!

 

 

Literatuur

Consulting on the inside, Scott en Barnes (2011)

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *